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学院办公室业务办事流程
2013-05-20 13:28   院办 审核人:

学院办公室业务办事流程

一、学院文件办理程序

(一)上级单位来文办理程序

1.行政秘书通过远程收文系统和信件接收上级文件;

2.分管文秘的副主任派分文件(时限:半天);

3.学院领导批示(时限:一天);

4.行政秘书按领导批示通知有关单位执行文件(时限:半天)

(二)学院各单位文件办理程序

1.申请单位提交文件给二级职能部门;

2.二级职能部门呈分管领导(时限:半天);

3.学院领导批示(时限:一天);

4.呈院务会议讨论(如不需讨论,可省略此步骤);

5.二级职能部门将领导批示后的文件返回申请单位;(时限:半天)。

(三)个人文件办理程序

1.申请人提交文件;

2.申请人所在单位签注意见;

3.申请单位提交文件给行政秘书;

4.行政秘书、分管文秘的副主任派分文件(时限:半天);

5.职能部门签注意见(时限:半天)(如不需职能部门签注,可省略此步骤)

6.学院领导批示(时限:一天);

7.呈学院董事会审批(如不需呈董事会审批,可省略此步骤);

8.领导签注意见后行政秘书通知申请单位和有关单位领取文件(时限:半天)

二、预算外经费申请程序:

1.单位提出申请;

2.行政秘书、分管文秘副主任派分文件(时限:半天);

3.领导批示(时限:一天);

4.呈学院董事会审批(如不需呈董事会审批,可省略此步骤);

5.领导签注意见后行政秘书通知申请单位和有关单位领取文件(时限:半天)

6.申请单位填写借款单,交行政秘书;

6.行政秘书将借款单交学院领导;

7.学院领导签字(时限:一天)

8.呈学院董事会审批(如不需呈董事会审批,可省略此步骤);

9.领导签字后行政秘书将借款单发给申请单位(时限:半天);

10.申请单位持文件和借款单到财务部借钱

三、报账程序

1.报账单位准备材料(内部支票、发票、批文原件);

2.行政秘书呈分管领导签字(时限:半天);

3.学院领导签字(时限:一天)

4.呈学院董事会签字(如不需呈董事会审批,可省略此步骤);

5.领导签字后,行政秘书通知报账单位领取(时限:半天);

6.报账单位持材料到财务部报账。

四、公车申请程序

1.申请单位提前一天填写派车单(加盖公章)并于当天送院办行政秘书;

2.行政秘书将派车单交分管用车的副主任签注意见;

3.同意后行政秘书安排司机和车辆并通知司机;

4.司机出车,用车结束后做好用车登记。

五、院务会议安排程序

1.行政秘书收集领导议题,复印材料(周四前);

2.行政秘书将议题交学院领导(周五);

3.领导开会(周一);

4.院办分管文秘的副主任写会议纪要(周二一天),交与会人员校对(时限:一天);

5.校对完毕后学院领导签发,院办行政秘书下发到各有关部门(时限:半天)

六、购买大宗物品和设备、签订合同的程序

1.单位提出采购申请;

2.设备与实验管理中心提供有关材料并交院办行政秘书(时限:二天);

3.行政秘书、分管文秘副主任派分文件(时限:半天);

4.分管领导批示(时限:一天);

5.招标采购小组询价(时限:三天)

6.领导签署询价单(时限:一天);

7.招标采购小组起草合同并报分管领导审阅;

8.审查通过后提交审计室审计合同;

9.董事会签署意见,法定代表人授权;

10.行政秘书将材料备齐,呈领导签署合同;

11.供货商送货,提供货物清单(盖章)、发票;

12.设备与实验管理中心组织验收(验收记录、固定资产验收单)

13.设备与实验管理中心办理转账手续,填写借款单(如供货商已提供发票就填写内部支票);

14.行政秘书将资料交领导签字;

15.领导签字后行政秘书通知申请单位;

16.申请单位持材料到财务部报账。

七、学院公章使用程序

1.单位(个人)提出申请;

2.院办审核材料

3.报院分管领导(或根据领导授权书)审核;

4.审核通过,使用单位(个人)做好登记;

6.公章管理人员盖章。

八、会议室使用程序

1.使用单位一般提前2天填写会议室使用申请表,交院办行政秘书;

2.行政秘书交院办领导审批;

3.审批后院办通知使用单位;

4.申请单位使用会场并负责会后清洁会场。

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