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关于进一步完善学院院务会议制度的意见
2013-05-20 13:52   审核人:

关于进一步完善学院院务会议制度的意见

院办发〔2009〕4号

为规范学院院务会议,明确职责,理顺关系,结合学院实际,特提出以下意见:

一、会议成员

学院院务会议成员由学院领导班子成员、院长助理、院办主任(或负责文字工作的副主任)等组成。其他列席会议人员由会议主持人确定。

二、会议主持

学院院务会议由院长主持召开。院长不能主持会议时,可委托一位院级领导代为主持。

三、召开时间

学院院务会议一般二周召开一次,原则上定在当周星期一举行,特殊情况下可随时召开。

五、会议议题

学院院务会议的议题由院务会议成员提出,院办副主任(负责文字工作)周四收集、整理材料,周五上午报主持人批准后列入院务会议议程,根据其轻重缓急程度决定提交会议讨论的具体时间。周五下午将会议议程交院务会议成员阅读。

六、会前准备

1、学院办公室负责通知院务会议成员,成员因故不能到会的,应在会前向会议主持人请假并通知学院办公室。如有可能,其意见应用书面形式表达。

2、列席人员名单由学院办公室根据审议议题的需要提出,报会议主持人批准后发出列席会议通知。列席人员应按通知规定的时间到会列席有关议题的审议。未经会议主持人同意不得随意更换、增加列席人员。

3、院务会议成员应在会前对议题的有关文件进行审阅,准备意见。如对某个议题列入议程持有异议,应在会前向主持人提出并通知学院办公室,由主持人决定是否对原定议程进行调整。

4、议题确定后由学院办公室提前通知与会人员。提出议题的成员必须在会前作充分准备,提供有关资料和政策依据,可供选择的方案与建议。

七、议事规则

1、参加会议人员不得迟到、早退或无故缺席。会议发言,内容要具体,态度要明确,语言要简练,不谈与议题无关的问题。

2、在一般情况下,学院院务会议按照会议通知排定的议题顺序对议题进行审议。除进行一般性的情况通报外,会议进行过程中不能临时提出会前未列入议程的议题。

3、学院院务会议审议议题时,由提议人员就该项议题做简要说明。如需要,经会议主持人同意,可由列席会议的有关职能部门主要负责人做简要补充。会议就该议题的主要原则和内容进行讨论,由会议主持人对议题作出讨论结论,有关列席人员即可退席。

八、会后落实

1、学院办公室负责在会议当天下午整理出《学院院务会议纪要》,第二日上午分送院务会议全体成员审核,第二日下午收集审核结果,修改后报该次会议主持人审批,批准后印发给全体成员和议题涉及的单位。

2、院务会后,学院办公室负责根据会议通过的各项决议,与有关职能部门联系,对落实决议的工作进行督办,并及时向院长汇报进展情况和存在的问题。

3、有关学院院务会议的所有文件,包括会议通知、会议记录、会议纪要,要妥为保存。

二○○九年十月十一日

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